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Cult of Mac の読者 James Broccoli 氏は次のように質問しています。

@mistercharlie Nitro の記事で言及されているように、IFTTT、Gmail、Mailbox を ToDo マネージャーとして使用する方法について何か書いていただけますか?

— ジェームズ・ブロッコリ (@broccoliboy21) 2013年8月28日

私の答えは「もちろん！」でした。

この投稿が気に入らない場合は、ブロッコリー氏に苦情を申し立ててください。

なぜ悩むのか?

まず、少しだけ歴史を振り返ってみましょう。ToDoリストにOmniFocusみたいなのを使えば済むのに、なぜこんなものにこだわっているのか、という話です。実は、 OmniFocusを使っていたのですが、同期が非常に遅く、メモ欄に追加したリンクをクリックできないことが問題でした。リンク中心の仕事をしている人にとっては、これは大きな悩みの種でした。

私は、どこでも（iPhone、iPad、Mac）動作し、アイテムをメールで送信してどこからでも追加できるタスク マネージャー アプリを探しました。

また、ほぼ瞬時に同期し、イベントを将来の日付に延期できるようにしたいと考えていました (たとえば、公開禁止のプレスリリースに最適です)。

その時、ふと気づきました。IFTTTを使ってOmniFocusとiOSアプリのMailboxを連携させ、特定のタスクをメールでOmniFocusに自動送信していたんです。仲介業者を省いたらどうなるだろう？

セットアップ

私の設定は実にシンプルで、一度使い始めると柔軟性とスムーズさを兼ね備えています。また、ほぼメールのみで管理しているため、非常に堅牢です。読みやすさのために一つ注意点があります。私のToDo/タスクの受信トレイはOmniFocusと名付けられています。これは、以前OmniFocusと同期していたためです。スクリーンショットではOmniFocusと表記されていますが、本文ではアプリとの混同を避けるため、Omniと表記します。

私が使用しているアプリは次のとおりです。

メールボックス

MailboxはiOS向けのGmail専用アプリで、メールをToDoリストに変えてくれます。スワイプとタップを素早く操作するだけで、メッセージを整理したり、後で確認するためにマークを付けたり（マークを付けると、指定した日時まで表示されなくなります）、完了（メッセージはアーカイブされます）または削除済み（メッセージは削除されます）としてマークしたりできます。

Mailboxは独自のメールボックス階層を使ってこれを実現していますが、これらのメールボックスはGmailにも存在します。つまり、インターネット自動化サービスIFTTT（以前は使っていましたが、今は使っていません）を使ってこれらのメールボックスをターゲットにすることができ、Gmailでも表示できます。

朝メールをチェックするときは、パラパラとめくって、気に入らないものは削除し、残りは必要な場所に整理します。CoMで記事を書く価値のあるメールなら、Omniラベルにスワイプするだけで完了です。後で処理する必要がある場合は、日付を指定して先に進めます。必要な時にまた表示されるので安心です。

Gメール

Gmailにカスタム受信トレイを設定していて、トップページにOmniのタスクがすべて表示されます。また、Macのメールアプリのツールバーにこの受信トレイへのショートカットを設定しています（メールボックスをバーまでドラッグするだけで、そこに表示されます）。

Gmailでフィルターを設定して、特定のサブアドレス宛てのメールをすべてOmniの受信トレイに振り分けています。迷惑メールが大量に送られてしまわないように私のアドレスは空欄にしていますが、設定したルールは確認できます。ここで重要なのは「ラベルを適用」の部分です。Mailboxは「Mailbox」フォルダの下にサブフォルダとして独自のフォルダを保持しています。これを対象とするには、以下のパターンを使用します。

[Mailbox]/LabelName

「LabelName」は対象のメールボックスフォルダの名前です。また、ToDo用のフォルダも作成しており、一般的なToDoリストとして使っています。

このフィルターは、メールの件名にキーワードを入力することで適用できます。私は「プラス」アドレス指定という、メールアドレス自体にキーワードを追加できるメール機能を使うことにしました。例えば、メールアドレスが[email protected]の場合、[email protected]にメールを送信すると、通常の受信トレイに届き、フィルターの対象となるようになります。注：すべてのメールプロバイダーがプラスアドレス指定に対応しているわけではありません。

ドラフト

この設定ですぐに気づいた欠点の一つは、Omniの受信トレイにメモを追加する方法がなかったことです。それとほぼ同時に、すでに完璧なツールがあることに気付きました。Ccは私がメモを取るのに使っているアプリです。私のすべてのiOSデバイスのDockに常駐しているので、何かメモを取りたい時はDraftsを起動するだけです。Draftsのエクスポートオプションの一つにメールがあるので、下書きをOmniの受信トレイに送信するメールアクションをすぐに設定しました。

以前は、OmnniFocus の受信トレイにアイテムを素早く追加する方法として Drafts を使用していたので、この方法は理想的です。

リーダー氏

メールをチェックした後、2杯目のコーヒーを淹れてベッドに戻り、私が選んだ RSS アプリの Mr. Reader を起動します (同期は Feedly 経由で行います)。

記事を受信トレイに送信するカスタム共有「サービス」を設定しています。ご想像のとおり、共有矢印をタップしてこのアクションを選択し、メッセージの作成が完了したら「送信」ボタンを押すだけです。最後のボタン操作を省いて自動送信にしたいところですが、実際にはそれほど面倒ではありません。

次のようになります。

以下は、本体に挿入されるコードです。

<a href "[URL]">[SOURCE]</a> <br>
<br>
[TEXT] [URL]

よろしければ、Dropboxのリンクをクリックして、アクションをMr. Readerに直接ダウンロードすることもできます。お好みに合わせてカスタマイズしてください。

このアクションでは、メールのタイトルが投稿のタイトルに設定され、本文の上部に投稿のソースへのクリック可能なリンクが適切に設定されます。その後に投稿の全文が表示され、上部のリンクがクリックできない場合（一部のメールクライアントではこのリンクが機能しない場合があります）に備えて、URLも表示されます。

メールはHTML形式で送信されるので、元の投稿の写真やフォーマットをすべて確認できます。しかも、Gmailアカウントが大量の画像でいっぱいになることはありません。この点では、OmniFocusよりはるかに優れています。

もっと

これで完了です。この設定を使えば、メール送信さえできれば、どこからでもToDoリストに項目を追加できます。下書きに簡単なメモを書いたり、Safariから項目を送信したり、素晴らしいIFTTTを使っていくつでも自動レシピを設定したりすることも可能です。

タスクをどのように追加しても、通常のGmailの受信トレイとiPhoneやiPadのメールボックスアプリの両方ですべて確認できます。後者は私が最も気に入っている整理方法です。他のメールを素早く処理できるだけでなく、完了したタスクをタスクごとにスワイプ1回で削除またはアーカイブできるため、タップすら不要です。

まだいくつか不満点があります。例えば、Mailboxのデスクトップ版があれば、タスクを後日に繰り越したり、タスクを完了マークとしてマークしたりできるので嬉しいですが、OS XのメールアプリとGmailのキーボードショートカットを使えば十分簡単です。

この設定には素晴らしい点もあります。例えば、Gmailの検索機能を使って、あらゆるToDoリストを検索できます。同期はほぼ瞬時に完了し、Gmailと連携するツールの数を考えると、この設定をほぼあらゆる方向に拡張できるはずです。

最後に、メールをタスクマネージャーとして使うことについて。よく言われるように、メールとタスクを混在させてはいけないのですが、私にとってはまさにこの2つを混在させているからこそ、この設定は素晴らしいのです。重要なのは、タスクが他のメールから簡単に分離できるので、見失うことがないこと。もう一つ重要なのは、メールをチェックするたびにほぼ「受信トレイゼロ」になることです。これは主に、すべてのメールが明確な保存場所を持っているおかげです。

ぜひ試してみてください。何か良い工夫があれば教えてください。まだ調整が終わっていないので…