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• レビュー

プロジェクト管理は、特に複数のプロジェクトや締め切りを同時にこなすとなると、あっという間に手に負えなくなることがあります。チームの進捗管理から、クライアントとの円滑なコミュニケーションと計画の確保まで、App Storeには、どんなに困難なタスクにも対応できるプロジェクト管理アプリが数多くあります。

5年近く、iPhoneとiPadを使ってチーム管理とプロジェクトの推進に取り組んできました。ツールやアプリの進化に伴い、私のワークフローは常に変化していますが、ここでは私が絶対に手放せないお気に入りのプロジェクト管理アプリをご紹介します。

トレロ

Trelloはもう3年近く、私のワークフローに欠かせないツールです。同僚とのアイデア出しから編集・出版スケジュールの計画まで、あらゆる場面で活用しています。また、ライターがApp Factorの記事のアイデアを提案する場としても活用しています。こうすることで、不要なメールの羅列で受信トレイが乱雑になるのを防いでいます。

他の組織では、Trelloの様々な独創的な導入を支援してきました。あるケースでは、IT部門が他の部門のニーズについてより効果的にコミュニケーションできるよう、Trelloを一種のヘルプデスクとして活用しました。サイトの問題に気づいた人は、TrelloカードをITボードに簡単に追加し、ウェブマスターに割り当てることができました。その後はコメントでやり取りしたり、画像や期限、他のチームメンバーの情報を添付したりできるようになりました。こうすることで、全員のメールのやり取りを最小限に抑えることができました。

Trelloについて唯一不満なのは、モバイル版にカレンダービューがないことです。通知設定ももっと細かく制御できるようになると嬉しいです。とはいえ、Trelloは私の計画プロセスに欠かせないツールであり、Trelloなしの仕事は考えられません。

• iOS – 無料 – ダウンロード
• Mac – Trello.com経由のWebのみ

トドイスト

Trelloを使って「全体像」を計画し、計画を練る一方で、Todoistは日々のタスクをコンスタントにまとめてくれるツールです。同僚やクライアントと共有するタスクリストもいくつかあります。家のリフォームでも、パートナーと共有したリストを作りました。こうすることで、請負業者に必要な資材の購入や、完成日が遅れないようにするための特別注文などを、予定通りに進めることができています。

コンサルティングプロジェクトでは、クライアントにTodoistの共有タスクリストを作成してもらったことがあります。タスクにコメントを付けることができ、クライアントが必要な情報を返信してくれるのが気に入っています。こうすることで、10か所もの場所で情報を管理する必要がなくなります。また、クライアントは私がタスクを完了している様子をリアルタイムで確認できるので、責任感が強くなり、物事が時間通りに完了しているという安心感を得られます。

TodoistはiPhoneとiPadの両方でダウンロードできます。Mac App StoreではMacアプリも入手可能です。Todoistの全バージョンは無料でダウンロードできますが、年間29ドルでプレミアム版にアップグレードすることもできます。洗練されたプッシュ通知、メモ機能、より便利なラベルオプション、フィルター、ファイルアップロード機能など、様々な機能がご利用いただけます。

• iOS – 無料（オプションのサブスクリプションあり） – ダウンロード
• Mac – 無料 – ダウンロード

ちなみに、組織向けのタスク管理サービスを探している場合、または Todoist がすべての要件を満たしていない場合、私の第 2 の選択肢は Asana です。

Googleドライブ

過去1年間、ファイルの共有と共同作業の主な手段としてGoogleドライブを使うというプレッシャーに屈してきました。共有編集機能に関しては、Googleの実装は驚異的で、他のどのサービスにも匹敵するものはありません。変更内容をリアルタイムで確認したり、リビジョンを確認したり、以前のバージョンに戻したり、アクセスを制限したり、リンクを共有したり、その他多くの機能があります。

当社は App Factor 用に有料の Google Apps アカウントを持っており、貢献者との支払いスケジュールの共有、サイト開発の進捗状況の記録、オーナーの貢献に対する毎月の経費と収益の追跡など、あらゆることに Google ドライブを利用しています。

Googleドライブアプリに加えて、スプレッドシート、ドキュメント、スライドもインストールしておきましょう。インストールすれば、Googleドライブがこれら3つのアプリのハブとして機能します。私はこれらのアプリをメイン画面から離れたフォルダに隠しておき、ドキュメントの変更や招待に関する通知や、各アプリ内での別のドキュメントへの移動はGoogleドライブから受けています。また、よく使うファイルに3D Touchでアクセスできるように、Launch Center Proのアクションも設定しています。

• iOS版Googleドライブ – 無料 – ダウンロード
• Mac 用 Google ドライブ – 無料 – ダウンロードまたはウェブ版 drive.google.com からダウンロードできます

スラック

Slackは、効果的なチームコミュニケーションを実現する上で、まさに最強のツールです。ここ数年、複数の組織でSlackを使ってきましたが、もう他のツールには戻れません。Slackはチームにとって完全に無料で使い始めることができ、ファイルストレージの容量増加、無制限のメッセージ履歴、その他のプレミアム機能との連携が必要な場合のみ有料となります。

チーム管理に関しては、グループごとに個別のルームやプライベートチャンネルを設定してコミュニケーションを取ることができます。Slackはファイルのアップロードと共有に加え、Trello、Twitterなど多数のアプリやサービスとの連携もサポートしています。例えば、App FactorのSlackにソーシャルSlackチャンネルを設定しているので、Twitterの返信を他の場所で確認する必要はありません。また、長期間投稿がない場合でも、自動SNS投稿に問題があるかどうかをすぐに確認できます。

Slack にはチームにとって非常に役立つ機能が数多くあり、簡単にまとめるだけでは到底足りません。ぜひ一度お試しください。きっと満足していただけるはずです。

• iOS版Slack – 無料 – ダウンロード
• Slack for Mac – 無料 – ダウンロード

オムニプラン

OmniPlanとOmniFocusファミリーのほとんどの製品は、生産性向上の点でほぼゴールドスタンダードと言えるでしょう。OmniPlanほど複雑なアプリを常に必要とするわけではありませんが、特にこのアプリのおかげで精神を安定させることができたことが何度かあります。

例えば、時間的制約があり、互いに依存関係にある多くの要素を含むプロジェクトに取り組んでいるときはいつでも、OmniPlan を使えば、タスクを完了までのプロセスを非常に詳細に計画できます。これにより、障害や潜在的な問題を事前に予測できるようになりました。

OmniPlan を使うと、リソースを整理し、クライアントの期待値を適切に設定できます。クライアントにミスをしたり、プロジェクトの見積もりや時間配分を大幅に過小評価したりしたことを認めるのは、何ともやりたくないことです。OmniPlan のおかげで、計画段階で見落としを何度も見つけることができました。

• OmniPlan 3 for iOS – $74.99 – ダウンロード
• OmniPlan 3 for Mac – $149.99 – ダウンロード

編集者注：Omni製品やOmniPlanのようなタスク管理ソフトウェアを初めてお使いになる場合は、習得にかなりの時間がかかることを覚悟してください。しかし、Omni Groupはすべての製品について、非常に充実したドキュメントを提供しています。 

営業時間

フリーランスのコンサルタントとして、複数のクライアントのために複数のプロジェクトをこなす日々を送っています。また、App Factorにもかなりの時間を費やしています。しかし、入札額やクライアントの期待値、そして各プロジェクトで得られる収益に基づいて、時間をより有効に配分する必要があることにすぐに気づきました。

その時、Hoursを使い始めて、自分が時間を何に使っているのか、そして何に費やすべきなのかをより深く理解するようになりました。いくつかのケースでは、クライアントのプロジェクトに予想をはるかに超える時間を費やしていたことが分かりました。つまり、おそらく見積もりを低く見積もっていたのでしょう。これは良くありません。クライアントのところに戻って増額を要求するのは容易なことではありません。

Hours のおかげで、様々なプロジェクトやタスクに平均どれくらいの時間を費やしているのかを把握できました。これにより、見積もりの​​精度が向上し、収益につながらないプロジェクトに費やす時間を減らすことができました。

あらゆるプロジェクトを管理する際、時間は最も貴重なリソースとして扱うべきです。時間管理は、時間を適切な場所に費やすことを確実にするのに役立ちます。

• iOS版「Hours」 – 無料 – ダウンロード

この投稿は The App Factor を通じて配信されました。