Oligur

ITコンサルタントとして、ユーザーから寄せられる特定の問題や苦情には慣れています。「パソコンの動作が遅い」は誰もが口にする定番の質問です。「数分で終わると言っていましたが」も、定番の質問です。

しかし、おそらくエンドユーザーにとって最も一般的な悩みの種は、「メールが機能しない」というものです。

はあ… ようこそ！メールの悩みは尽きません。幸いなことに、多くの問題はよくある問題で、比較的簡単に解決できます。

メールの送受信には、主にメールアプリケーションと ウェブメールの2つの方法があります。多くの問題は両方のアクセス方法に共通していますが、一部はどちらか一方に固有のものです。トラブルシューティングや回避策のために、両方の方法を知っておくと便利です。メールソフトウェアが動作しない場合はウェブメールを、逆にメールソフトウェアが動作しない場合はウェブメールを試してみてください。いざというときに役立つはずです。

メール受信に関するよくある問題

ユーザー名またはパスワードが間違っています。
一部のメールプロバイダーでは、メールソフトウェアにサインインまたは設定する際に、ユーザー名としてメールアドレス全体を入力する必要があります:   [email protected]

他のプロバイダでは、@記号の左側の部分のみが必要です:   myname

この問題が発生した場合は、両方の方法を試してください。また、特にフォームに保存されたデータを自動入力するウェブブラウザでは、入力ミスがないか確認してください。

パスワードエラーは、ユーザー名エラー（ユーザー名またはパスワードが間違っている）と併せて表示されることがよくあります。そのため、どちらが間違っているのか判断が難しくなります。しかし、よくあるパスワードの問題の一つに大文字と小文字の区別があります。プロバイダーは大文字と小文字を区別していますか？多くのプロバイダーは大文字と小文字を区別しているので、これが問題になる場合があります。

多くの人は複数のパスワードを持っています。現在使われているものもあれば、古くなったものもあれば、否応なしに押し付けられたものもあります。お気に入りのパスワードがうまくいかない場合は、いつも使っているパスワードを試してみてください。以前のパスワード変更リクエストが正常に完了していない場合もあります。

メールサーバーへの接続で応答がない、またはエラーが発生する
メールが1分間正常に動作していたのに、何の理由もなく停止してしまうことがよくあります。これらの問題はメールアカウントやプログラムとは無関係であることが多いのですが、何が起こっているのかを特定するのは難しい場合があります。

まず最初に確認すべきことは、インターネットにまだアクセスできるかどうかです。ウェブブラウザを開いて、何かウェブサイトにアクセスしてみてください（Googleで検索すればすぐに確認できます）。もし何もアクセスできない場合は、メールだけの問題ではありません。当たり前のことのように聞こえるかもしれませんが、私は月に数回、電話でこの簡単なトラブルシューティングの提案をお客様に伝えています。

インターネットにアクセスできる場合は、次に問題がシステム側かメールサーバー側かを判断してください。2人以上のユーザーがメールを受信できない場合は、サーバーまたはネットワークに問題がある可能性があります。ウェブメールを使ってアカウントにアクセスしてみてください。それがうまくいけば、メールプログラムを終了して再起動すると改善する可能性があります。ウェブメールが機能しない場合は、メールサーバー側に問題がある可能性があります。

ポートまたはセキュリティ設定が間違っている
この問題はより深刻で、通常、POP および IMAP アカウントにアクセスするメールアプリケーションに影響します。メールアカウントは、特定のサーバー名、ポート番号、およびセキュリティ設定（SSL データ暗号化のオン/オフ）を使用して設定されます。アカウント設定時にデフォルト値が設定されることが多く、変更が必要になる場合があります。

POPアカウントの場合 、デフォルト設定は ポート110/SSLオフです。
プロバイダーがセキュア接続を要求している場合は、 ポート995/SSLオンを使用してください。

IMAPアカウントの場合、 デフォルト設定は ポート143/SSLオフです。
プロバイダーがセキュア接続を要求している場合は、 ポート993/SSLオンを使用してください。

メール送信のよくある問題

メールの受信に関する問題よりも、メールの送信に関する問題の方が頻繁に発生します。セキュリティ設定やポート制限は、スパムの蔓延を食い止め、メールサーバーの不正利用を防ぐための試みです。しかし残念ながら、これらの対策は、スパマーよりも正当なユーザーを妨害してしまうことが多いようです。

ユーザー名/パスワードが間違っている
ユーザー名とパスワードの問題は、メールの送受信の両方に影響する可能性があります。メールの受信と同様に、ユーザー名の形式（[email protected]と myname）を確認し、パスワードの大文字と小文字が正しいことを確認してください。

認証が正しくありません。
認証とは、メールアプリケーションがユーザーのアカウント情報をメールサーバーに提供する方法です。単に提供する情報だけではありません。認証とは、本人確認のための一連のプロトコルです。認証には、パスワード、MD5チャレンジレスポンス、Kerberosなど、様々な設定を選択できます。選択肢や文言はプログラムによって異なります。メール送信時に認証エラーが発生した場合は、この設定を確認してください。パスワードが間違っているわけではない可能性があります。

一部のケーブルテレビおよびT1プロバイダでは、そのネットワークに接続中にメールを送信する際に「なし（認証なし）」を使用します。他の方法がうまくいかない場合は、このオプションをお試しください。

ポートとセキュリティ設定が間違っている
送信メールサーバー（SMTP サーバーと呼ばれる）には、特定のポートと SSL 設定も必要です。

SMTPのデフォルト設定はポート25/SSLオフです。
セキュア接続ではポート587/SSLオン、または（場合によっては）ポート465/SSLオンが使用されます。

メールを送信できない場合は、アカウント設定で以下のさまざまな組み合わせを試してください。

ISPは事前の（あるいは十分な）警告なしにセキュリティ設定を変更することがあります。ボストン地域では、過去1年間、個々の都市でプロバイダーごとに、ほとんど理由もなく変更が行われてきました。平日の何日かに、突然メールの送受信ができなくなったというお客様からの電話が何件もかかってきました。私はお客様にポートとSSL設定を確認してもらい、「ご利用のプロバイダーはどこでしょうか？」と尋ねています。

10分後、同じ町からまた電話がかかってきた。すぐに3人目が来た。「コムキャストをご利用ですか？」

「はい、どうして分かったのですか？」

こんな感じで朝が丸々過ぎて、ダンキンドーナツで過ごす時間が本当に短くなる…

添付ファイルが多すぎる、またはメッセージが大きすぎる場合の
簡単なルール：1通のメールで送信する相手が多すぎないこと、そして添付ファイルはできるだけ小さくすること。メールで送信できるデータ量の具体的な制限はプロバイダーによって異なりますが、一般的に、添付するデータが多いほど問題が発生する可能性が高くなります。

添付ファイルの問題を回避するには、写真/動画/文書のバッチを複数の電子メールに分割し、各電子メールの添付ファイルの数を減らす、添付ファイルを 1 つの .zip アーカイブとして送信する、中間サーバー (FTP、企業のファイルサーバーなど)に投稿する、などが挙げられます。

ウェブメールを回避策として利用する ウェブメールは、
外出中や旅行中などに便利な回避策です。ウェブメールのサーバーインターフェースは、POP/IMAP/SMTP通信ではなく、ウェブトラフィックとしてインターネット経由でメッセージを送受信します。これにより、専用のメールポートがブロックされているネットワークでもメールにアクセスできます。

例えば、Panera Breadは店内で無料Wi-Fiを提供していますが、送信メールポートはブロックされています（少なくとも私が訪れた場所では）。Apple Mailでは受信はできますが、送信はできません。回避策として、ブロックされていないウェブメールアカウントにログインし、そこからメッセージを送受信しています。これで問題は解決です。